如何避免无效率加班

发布：追蝶   时间：2006-1-31   阅读：591  

　　“几年前，我服务于一家美资的在华企业。那时，我自认脱离了苦海，可以不再被私企老板剥削与压榨，不再没有报酬地加班，毕竟外资公司在用人方面的福利与信誉还是有相当保障的。但不幸的是，我的部门领导野心勃勃，想把其他几个部门的权利也一并收归过来，于是，在大老板的信任下，我们抢了其他部门大量的工作，然后就是没日没夜地干活。
　　”已是一家著名台资企业行政总监的苏静无奈地道出自己的加班史。事实上，苏静的状况在职场人身上有一定的普遍性。他们是典型的“朝九晚八”的上班族，工作从来不可能在下午六点前结束。

　　苏静说:“加班其实没有什么，关键是加班要有效率。大部分企业老板可能觉得员工多留在办公室就可以多劳动，其实不然，如果没有创造效率的话，员工留在办公室只是在耗费公司的成本。我的建议是，要让员工早点离开办公室。”

　　“穷”则独善其身

　　正是基于“早点离开办公室是对公司有利的”认识，苏静将自己的经验娓娓道来。

　　我们最早开始抱怨加班的时候，曾经探讨了一些对策，比如“给单身的领导介绍异性朋友”、“直接断电”等等，这些八卦的想法曾经让我们开心好几天，但基于一种“最基本的涵养”，最后并没去实施。

　　后来，我想，如果这份工作对我毫无意义的话，我干脆就放弃；如果不是这样，我就需要改善目前的状况，最根本的是要想清楚我想从这份工作得到什么，也就是要确立目标。这样，我做工作的时候就会是主动的态度而不是应付。不要小看这两者的差别，由此形成的你的精神状态与工作效率会大有不同。

　　有了目标，我就会在每天早晨想清楚，要实现这一目标今天必须要完成的三项重点工作，当然有时也包括一些不是特别重要但急需处理的事情。因为工作你永远都做不完的，你必须拣最重要的先做，这就像那句著名的80/20箴言。

　　而且，我会有意识地把每天的三项工作重点放在领导可以看到的地方，如果他知道你已经在有效率地完成事情，他也就不好再拉着你加班了。

　　需要强调的是，我会把所有需要完成的工作列到一个清单上，同时把每一项工作涉及到的公司内外部人员都写上，然后最重要的也是一定不可以忘掉的，就是要在每项工作后面标上最后完成的日期，贴在办公桌明显的位置，时时提醒自己。

　　这时，还有一件可做可不做但很技巧性的工作，就是把清单中每项工作的计划发给与这个工作有关的所有人员，征询他们的意见，这可以避免返工，而且你如果能够做到诚恳地与对方沟通，对方也经常为你提供有用资料、资源乃至建议，一定程度上做到事半功倍。

　　另外，也不能忽略你的办公桌，“井井有条可以大大节省你找东西的时间”。资料的分类、归档、通讯录的整理、邮件系统的清理等都是我下班前的必要工作，当然这也可以带给我第二天的好心情。

　　当然，与上司处好关系是非常重要的，否则，他/她不但可以无偿利用你的战果，还可以让你加班到苦不堪言。

　　“达”则兼济天下

　　事实上，很多时候，早点离开办公室只能算作员工的一相情愿，因为即使他可以按照时间管理的方法最有效率地工作，却也不得不顺从公司自身运行的系统与文化。他的上司、下属，乃至与他工作有交叉的其他部门或同事都能对他的工作形成制约，尤其当一个公司在鼓励加班，并且以加班长短来评定绩效或表现的时候，大部分人会顺应这种文化，或者把工作留在下班时再做，或故意延长一件工作的完成时间。

　　MICHAL就是从这种环境里走出来的，他曾经工作于台湾的一家制造公司，这家公司的中高层管理人员大都从台湾调过来，他们简称为“台干”。公司对“台干”有一项特殊的福利待遇，就是每加班时间满100小时，就可以准假回台探亲一周。

　　这可苦了在内地土生土生的MICHAL:与自己同级的人都在工作，如果你不在大老板还会找你，工作的交叉性也不容许MICHAL提早离开。于是，有一段时间他们几乎是比着加班，看谁在办公室坚持的时间长。

　　终于有一天，MICHAL决定再也不要过这种生活，他冒着“天下之大不韪”，将大家几个月来加班的情况进行了调查统计，最后向大老板秘密提交了一份有关“加班绩效与成本”的分析报告，指出加班非但没有提高公司效益，反而加大了办公成本，希望大老板出面对公司的“加班文化”进行调整。而这却并非是一项单纯的办公制度的调整，深藏其中的是利益的博弈。虽然MICHAL最后胜了，却在风口浪尖上足足捏了一把汗。

　　加班改革撼动的是“台干”利益，而大老板又是台湾人，如果阐述的角度拿捏不好，问题不但难以获得解决，反而会招来“杀身之祸”。

　　MICHAL的案例提醒我们，作“达”者也并不容易，首先你要处在中高层的管理职位，这样便于掌握资料和数据来提供建议，当然也才会有较大的发言权；其次提交建议的方式也很重要，低调稳妥，一切从公司利益出发。当然，勇气与智慧更是不可缺少的。

　　如何避免无效率“加班”之小贴士

　　至于如何尽可能少的加班，在职场圈颇为活跃的人力资源专家赵利筠说:“中国经济目前所处的飞速发展阶段不可能彻底改变员工加班的状态，最多只能是局部改善。员工为长久的工作效率考虑，可以使用如下‘贴士’为自己多争取一些生活时间。”

　　1.在拿到工作OFFER时，如果你有足够的“职场竞争力”，那么可以向你的主管或人力资源部门提出“不加班”或“少加班”的要求，一般这个时候他们都会慎重考虑。

　　2.平时，要经常向领导汇报、与下属沟通交流你正在进行的工作，按阶段(如每周)主动提交自己的工作计划与工作总结，让自己的工作成果在办公室可以耳闻目睹，这样即使你按时下班，别人也无话可说。

　　3.下班时，把自己今天已完成的工作和明天计划的事项写在一张纸条(最好使用一面已打字的，在背面写)上，不经意地丢在办公桌，这样即使领导过来巡视发现你已经离开，也会相当感动，不会过多怪罪你。

　　4.把必须要在办公室完成的工作(如一些申请、审批、文字处理的工作或同事的交流与沟通等)尽量安排在上午，把需要外出完成的工作如拜访客户，办理工商税务手续，参加展会，与同行交流等事务安排在下午。

　　5.在适当的时候，与领导交流一下自己的家庭生活也很重要，例如自己的家人每晚都要烧饭等自己，等到最后不得已再端回冰箱或倒掉，自己的爱人一个人处理很多家务，自己非常歉疚等。如果领导自己也有家的话，他也会感同身受，即使不会日日批你早点回家，也会在偶尔善心大发的。